Bisnis ekspor memang memiliki geliat yang baik, tidak heran jika bisnis ini cukup menggiurkan bagi para pengusaha. Meskipun demikian, mengirim barang ke luar negeri tidak bisa dilakukan tanpa adanya izin ekspor. Namun tidak semua pebisnis paham dokumen ekspor dan persyaratan apa saja yang harus dipenuhi untuk memperoleh izin ekspor. Padahal, seorang eksportir wajib memahami hal tersebut untuk memudahkannya dalam ekspansi bisnis ke pasar internasional. Nah, bagi Anda yang penasaran apa saja syarat, cara mengurus izin dan dokumen ekspor apa saja yang perlu disiapkan, yuk simak ulasan berikut ini!
Syarat Izin Ekspor
Untuk memperoleh izin ekspor, Anda harus memenuhi persyaratan sesuai dengan aturan Kementerian Perdagangan. Salah satunya adalah dengan mendirikan perusahaan terlebih dahulu. Bagi pengusaha yang ingin melakukan ekspor, harus mendirikan perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Setelah perusahaan terbentuk, barulah mempersiapkan dokumen ekspor lalu izin ekspor bisa diurus. Untuk lebih jelasnya, berikut ini syarat untuk mengurus izin ekspor yang perlu Anda tahu:
1. Berbentuk badan usaha, meliputi CV, Firma, PT, Persero, Perum, Perjan, atau Koperasi dan dibuktikan dengan Tanda Daftar Perusahaan
2. Memiliki NPWP
3. Memiliki salah satu izin resmi dari pemerintah, yaitu:
- Surat Izin Usaha Perdagangan dari Dinas Perdagangan
- Surat Izin Industri dari Kementerian Perindustrian
- Izin Usaha Penanaman Dalam Negeri atau Penanaman Modal Asing dari BKPM
Baca juga : 9 Cara Mengekspor Barang ke Luar Negeri Untuk Pemula
Dokumen Utama
Dokumen utama adalah dokumen yang wajib sifatnya untuk dibuat dalam setiap transaksi ekspor. Berikut jenis-jenis dokumen utama pada ekspor.
1. Invoice atau Faktur
Invoice, atau bisa disebut sebagai faktur atau nota, merupakan dokumen ekspor yang berfungsi sebagai suatu bukti transaksi atau penagihan, dibuat oleh eksportir untuk importir. Di dalam invoice harus mencantumkan elemen-elemen berikut: nomor & tanggal invoice, nama barang, harga per unit barang & total harga, nama & alamat eksportir, nama & alamat importir, serta keterangan rekening pembayaran jika diperlukan. Penting juga agar invoice dibuat menggunakan kop surat perusahaan eksportir. Invoice dalam dokumen ekspor dapat berupa tiga jenis:
- Proforma Invoice: Suatu penawaran dari eksportir kepada importir yang potensial. Jadi ini dibuat untuk menempatkan pesanan yang sering mendapatkan permintaan dari importir sehingga eksportir bisa mendapatkan izin impor dari negara tujuan. Faktur ini biasanya menyatakan syarat-syarat jual beli dan harga barang. Setelah importir menyetujui pesanan tersebut, maka akan ada kontrak antara eksportir dan importir sesuai yang ditetapkan pada Proforma Invoice.
- Commercial Invoice: Surat permintaan pembayaran kepada importir ketika eksportir selesai menyiapkan atau memproduksi barang pesanan. Nama dan alamatnya harus sesuai dengan yang tercantum pada Letter of Credit (L/C). Lalu, invoice yang asli diberikan kepada bank sebagai bukti pembayaran untuk diteruskan kepada importir.
- Consular Invoice: Faktur yang dikeluarkan oleh kedutaan atau konsulat. Ini bertujuan untuk memeriksa harga jual dibandingkan dengan harga pasar yang berlaku sehingga memastikan tidak terjadi dumping. Invoice ini ditandatangani oleh konsulat negara importir. Bisa juga ini dibuat dan ditandatangani oleh konsulat negara sahabat dari negara importir.
2. Packing List
Packing list adalah dokumen ekspor yang berisikan rincian spesifikasi barang ekspor sesuai dengan invoice. Ini dibuat oleh eksportir atau perusahaan yang melakukan pengemasan langsung terhadap barang tersebut. Fungsi Packing List adalah untuk memudahkan mengetahui isi barang dalam kontainer apabila ada pemeriksaan. Dokumen ini hampir mirip dengan ‘surat jalan’ yang dipakai ketika melakukan pengiriman barang di dalam Indonesia.
Di Packing List dimuat setidaknya memuat informasi-informasi berikut: a) nama barang, nomor dan tanggal packing list; b) jumlah kemasan, dalam satuan seperti pack, pieces, ikat, kaleng, karton, karung, dll; c) berat bersih; d) berat kotor.
3. Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill
Bill of Lading (B/L) merupakan bukti pengiriman barang atau tanda terima yang dibuat oleh Shipping Company untuk eksportir. B/L dikeluarkan setelah kapal berangkat dari Indonesia. Dokumen ini juga dapat digunakan sebagai kepemilikan barang, dengan eksportir yang memegang B/L adalah pemilik barang yang disebutkan di dalam dokumen tersebut sehingga, B/L adalah surat berharga yang perlu disimpan baik-baik oleh eksportir.
4. Polis Asuransi
Polis asuransi dibutuhkan sebagai surat bukti penanggungan yang dikeluarkan perusahaan asuransi untuk menjamin keselamatan atas barang ekspor yang dikirim, atas permintaan eksportir ataupun importir. Dokumen ini menyatakan jenis-jenis risiko yang diasuransikan serta pihak mana yang meminta asuransi dan kepada siapa klaim dibayarkan.
Dengan adanya polis asuransi dalam ekspor, akan meminimalisir kerugian bagi kedua pihak eksportir maupun importir. Setiap asuransi harus dibayarkan dengan mata uang yang sama tertera di L/C (kecuali ada syarat lain).
5. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)
PEB adalah surat pemberitahuan yang dibuat oleh eksportir kepada kantor Bea dan Cukai, sebelum setiap pengiriman ekspor. Pembuatan PEB dapat dilakukan sendiri oleh eksportir atau diwakilkan oleh forwarder. Lalu, PEB saat ini juga dapat dikirimkan secara online ke kantor Bea dan Cukai melalui sistem Electronic Data Interchange (EDI). Secara garis besar, prosedur pengurusan dokumen PEB adalah sebagai berikut :
- Barang yang akan diekspor diberitahukan ke kantor Bea Cukai dengan mengisi PEB. informasi-informasi yang perlu diisi dalam PEB ini diantaranya nama & alamat eksportir, nama & alamat importir, nilai invoice, HS Code produk, pelabuhan asal, dan pelabuhan tujuan.
- Melakukan pendaftaran PEB paling cepat 7 (tujuh) hari sebelum tanggal perkiraan pengiriman ekspor dan paling lambat sebelum barang ekspor masuk Kawasan Pabean. Pendaftaran ini disertai dengan Nomor Induk Perusahaan (NIPER) dan dilengkapi dokumen pelengkap diantaranya Invoice, Packing List, Bukti Bayar PNBP (Pendapatan Negara Bukan Pajak), Bukti Bayar Bea Keluar (untuk barang ekspor dikenai Bea Keluar), dan dokumen lainnya dari instansi teknis terkait (untuk barang ekspor terkena ketentuan larangan atau pembatasan).
- Membayar pelunasan pajak ekspor jika barang ekspor dikenai pajak ekspor.
6. Shipping Instruction (SI)
SI adalah dokumen ekspor yang dibuat dan diberikan oleh eksportir kepada forwarder atau shipping company untuk melakukan booking pada container dan ruang di kapal/pesawat. Dokumen ini biasanya bisa dikirim melalui e-mail.
Dokumen Tambahan
Selain dokumen utama, terdapat dokumen ekspor tambahan lainnya untuk dibuat yang bersifat wajib maupun pendukung terhadap barang ekspor. Dokumen ekspor ini hanya perlu dibuat dan disertakan ketika diminta oleh pembeli/importir. Biasanya juga dokumen tambahan ini diperlukan oleh regulasi negara tujuan.
Lalu, ini juga dapat diperlukan oleh regulasi Indonesia yang mensyaratkan adanya dokumen ini pada beberapa produk tertentu. Meskipun dokumen utama adalah yang diprioritaskan untuk dibuat, dokumen-dokumen tambahan ini tidak kalah pentingnya untuk kelancaran transaksi ekspor. Berikut jenis-jenis tambahan pada dokumen ekspor.
1. Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA)
COO atau SKA adalah dokumen ekspor yang menerangkan bahwa barang yang diekspor berasal dari Indonesia. Dokumen ini dibuat dan dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag) Kabupaten/Kota/Provinsi.
Dokumen ini dapat berfungsi bagi importir untuk memperoleh keringanan bea masuk di negaranya, bahkan sampai 0% tergantung dengan kebijakan untuk produknya. Namun, manfaat ini dapat diaplikasikan dengan negara yang telah menjalin kesepakatan kerjasama perdagangan dengan Indonesia dalam FTA (Free Trade Agreement). Diperlukan pemahaman yang komprehensif dari Sahabat Wirausaha untuk mengetahui apa saja produk yang mendapatkan keringanan bea masuk dari masing-masing perjanjian FTA. Baca artikel-artikel tentang FTA untuk mengetahui ini lebih lanjut.
Biaya pembuatan dokumen COO atau SKA hanya berkisar antara Rp 15,000 – Rp 20,000 per dokumen sebagai PNBP (penerimaan negara bukan pajak). Biaya ini hanya berlaku jika diurus sendiri di Disperindag. Pelaku UKM tidak perlu repot lagi untuk mengurusnya karena pengurusan COO atau SKA juga dapat dilakukan secara online yang disebut sebagai E-SKA melalui website https://e-ska.kemendag.go.id. Namun, pelaku UKM tetap diharuskan untuk datang ke kantor Disperindag untuk mengambil cetakan dokumen asli SKA ini.
Selain pengurusan dilakukan sendiri, pengurusan COO atau SKA juga dapat diwakilkan oleh perusahaan forwarder, dengan biaya tambahan yang dikenakan pada jasa forwarder.
2. Certificate of Analysis (COA)
COA adalah dokumen yang berisi hasil analisis dari produk yang diekspor. Analisis yang tercakup dalam COA ini disesuaikan dengan permintaan importir. Umumnya, ini sesuai oleh standar wajib dari regulasi pemerintah negara tujuan atau standar umum yang berlaku. Dokumen COA dapat diminta dari pihak produsen atau diurus langsung sendiri oleh eksportir melalui laboratorium independen yang sudah terakreditasi. Dokumen COA kebanyakan diperlukan untuk produk-produk hasil industri kimia atau hasil pertanian.
3. Phytosanitary Certificate (Sertifikat Fitosanitari)
Phytosanitary certificate merupakan dokumen yang biasa diperlukan pada produk pertanian seperti buah segar, rempah-rempah, dan lainnya. Dokumen ini menjamin bahwa produk yang diekspor terbebas dari kuman penyakit berupa jamur atau bakteri. Ini diurus dan dikeluarkan oleh kantor Balai Karantina Pertanian yang terdapat di setiap pelabuhan ekspor atau bisa di kantor perwakilannya di beberapa kota. Selain produk pertanian, dokumen ini juga diperlukan pada produk dari hewan dan ikan.
4. Fumigation Certificate (Sertifikat Fumigasi)
Fumigation Certificate dikeluarkan oleh perusahaan fumigasi untuk menjelaskan bahwa barang ekspor yang bersangkutan telah difumigasi sesuai dengan standar yang ditetapkan. Proses fumigasi berfungsi untuk mengamankan barang yang akan diekspor ke negara tujuan dari serangan hama atau rayap selama masa pengiriman.
5. Veterinary Certificate (Sertifikat Veteriner)
Sertifikat untuk pemberian jaminan keamanan pangan untuk produk ekspor pangan dan non-pangan asal hewan. Ini dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan (PKH) Kementerian Pertanian.
6. Weight Note (Keterangan Timbangan)
Dokumen yang berisikan rincian berat dari tiap kemasan barang sesuai yang tercantum dalam invoice. Keterangan berat di dokumen pengapalan ini haruslah sama dengan yang tercantum pada L/C. Disamping untuk memeriksa berat barang ekspor, ini juga diperlukan untuk mempersiapkan alat-alat pengangkut barang pada saat pemeriksaan.
7. Measurement List (Daftar Ukuran)
Dokumen yang berisikan rincian ukuran dan takaran dari tiap kemasan barang seperti panjang, tebal, diameter, serta volume barang. Ukuran ini haruslah sama seperti yang tercantum pada L/C. Ini diperlukan untuk menghitung biaya pengiriman.
Selain dokumen-dokumen tambahan yang dibahas di atas, sebetulnya masih ada berbagai dokumen ekspor tambahan lainnya. Ini dapat berupa sertifikat lainnya atau dokumen pembantu yang sering diperlukan untuk kelancaran penerimaan barang di pelabuhan tujuan. Contohnya diantaranya yaitu Freight Forwarder’s Receipt, Warehouse Receipt, dan Trust Receipt. Kebutuhan dokumen tambahan ini betul-betul harus ditanyakan dengan importir, karena masing-masing memiliki regulasi dan permintaan yang berbeda.
Baca juga : Mengungkap Cara Packing Paket Terbaik Ekspor ke Luar Negeri
Ekspansi Bisnis Lebih Gampang Tanpa Ribet Urus Dokumen Ekspor Bersama AsiaCommerce
Bagi Ascomers yang ingin ekspansi bisnis dengan ekspor produk Anda ke luar negeri, semoga informasi yang diberikan bisa bermanfaat untuk bisnis Anda. Jika Anda tertarik dan ingin melakukan ekspansi bisnis, Anda tidak perlu khawatir. Karena AsiaCommerce siap membantu Anda dengan berbagai layanan yang akan memudahkan Anda dalam melakukan ekspor. Sehingga Anda bisa tetap fokus untuk mengembangkan ekspansi bisnis Anda. Klik di sini atau banner di bawah untuk informasi lebih lanjut.
