Sering merasa kas keuangan bisnis terasa cepat habis tanpa penyebabnya? Meskipun transaksi yang tercatat tampak wajar, hasil laporan keuangan di akhir bulan sering kali bikin kaget karena angkanya melenceng dari ekspektasi.
Situasi ini umumnya terjadi karena kurangnya pencatatan pengeluaran yang rapi dan dilakukan secara real-time.
Inilah alasan mengapa penggunaan expense tracker sangat penting. Tools atau aplikasi ini membantu kamu mencatat, memantau, serta mengelola semua pengeluaran bisnis secara otomatis dan terorganisir.
Yuk, simak penjelasan lengkap seputar expense tracker, mulai dari definisinya, cara kerja, manfaat untuk bisnis, hingga aplikasi terbaik yang bisa kamu gunakan!
Apa Itu Expense Tracker?
Mengutip dari Paper.id, expense tracker adalah tools atau aplikasi yang digunakan untuk mencatat dan mengelola pengeluaran bisnis dengan cara yang praktis. Melalui aplikasi ini, kamu bisa memonitor seluruh arus kas, baik pemasukan, pengeluaran, hingga posisi saldo saat ini.
Berbeda dengan pencatatan manual yang rawan kesalahan dan menyita waktu, expense tracker memberikan kemudahan pencatatan otomatis. Bahkan, beberapa di antaranya bisa langsung terhubung ke rekening bank, kartu kredit, atau sistem akuntansi perusahaan.
Tak hanya itu, beberapa aplikasi juga dilengkapi fitur analisis keuangan yang bisa membantumu memahami pola pengeluaran dan menyusun strategi finansial yang lebih efisien.
Baca Juga: 5 Peluang Bisnis Ekspor 2025: Produk Lokal, Pasar Global
Cara Kerja Expense Tracker
Expense tracker bekerja melalui beberapa langkah penting berikut ini:
1. Mencatat transaksi
Kamu bisa mencatat transaksi secara manual seperti saat menggunakan Spreadsheet, atau otomatis jika aplikasi terhubung dengan rekening bank atau kartu kredit.
Contohnya, saat kamu membeli stok senilai Rp5 juta, sistem akan langsung mencatat transaksi tersebut tanpa perlu input ulang.
2. Mengelompokkan pengeluaran
Setiap transaksi akan secara otomatis dikategorikan, misalnya ke dalam biaya operasional, pemasaran, logistik, pembelian aset, atau pajak.
Misalnya, pembayaran gaji masuk dalam kategori biaya operasional, sedangkan biaya iklan media sosial masuk ke dalam kategori pemasaran.
3. Membandingkan dengan anggaran
Aplikasi ini juga bisa membantumu memantau pengeluaran agar tidak melebihi anggaran yang sudah ditetapkan.
Misalnya, jika kamu menetapkan Rp10 juta per bulan untuk promosi, sistem akan memberi peringatan saat pengeluaran hampir melebihi jumlah tersebut.
4. Menyusun laporan keuangan
Expense tracker secara otomatis menyajikan laporan yang mencakup arus kas, laporan laba rugi, hingga detail biaya operasional.
Contohnya, jika biaya pengiriman terus naik, kamu bisa mengevaluasi dan memilih alternatif pengiriman yang lebih efisien.
5. Mengoptimalkan Pengeluaran
Dengan data yang tersedia, kamu bisa meninjau dan memangkas pengeluaran yang dirasa kurang efisien.
Misalnya, jika ada langganan aplikasi yang jarang dipakai namun cukup mahal, kamu bisa mencari opsi yang lebih terjangkau atau bahkan menonaktifkannya.
5 Rekomendasi Aplikasi Expense Tracker Terbaik
Berikut ini beberapa aplikasi expense tracker yang bisa membantumu mengatur keuangan usaha lebih praktis dan efisien:
1. Paper.id
Paper.id adalah platform bisnis lengkap yang menyediakan fitur pembuatan invoice digital, sistem pembayaran online, hingga pencatatan pengeluaran otomatis.
Salah satu keunggulan Paper.id adalah integrasi antara invoice dan proses rekonsiliasi. Jadi, kamu tidak perlu mencatat transaksi satu per satu secara manual.
Menariknya, Paper.id mendukung lebih dari 30 metode pembayaran, seperti transfer bank, QRIS, Virtual Account, e-wallet, hingga kartu kredit, tanpa harus menggunakan mesin EDC.
Semua fitur ini, termasuk expense tracker, bisa kamu gunakan secara gratis. Daftarkan bisnismu sekarang juga dengan cara klik di sini untuk mulai menikmati keuntungannya!
Baca Juga: 5 Rekomendasi Corporate Card Terbaik untuk Perusahaan, yuk, Intip Daftarnya!
2. QuickBooks
QuickBooks merupakan software akuntansi yang banyak digunakan oleh pelaku usaha kecil hingga menengah.
Aplikasi ini dilengkapi fitur pelacakan pengeluaran yang menyeluruh, termasuk pengelolaan pajak dan koneksi ke rekening bank atau kartu kredit. Desain antarmukanya yang user-friendly juga memudahkan pengguna baru.
3. Xero
Xero cocok untuk bisnis yang beroperasi secara internasional karena mendukung berbagai mata uang dan bisa diintegrasikan dengan lebih dari 800 aplikasi, seperti sistem POS dan manajemen inventaris.
Aplikasi ini juga memungkinkan pembuatan laporan keuangan otomatis, sangat cocok untuk startup maupun perusahaan berbasis layanan.
4. Zoho Expense
Bagi perusahaan dengan banyak karyawan dan sering memproses klaim reimbursement, Zoho Expense bisa jadi pilihan ideal.
Aplikasi ini menawarkan fitur seperti scan struk otomatis, alur persetujuan biaya, dan kebijakan pengeluaran yang bisa disesuaikan. Fitur ini memudahkan pekerjaan tim keuangan dan mengurangi proses administratif.
5. Expensify
Untuk bisnis dengan mobilitas tinggi, seperti tim sales atau yang sering melakukan perjalanan dinas, Expensify hadir sebagai solusi praktis.
Dengan fitur seperti pemindaian struk, integrasi kartu kredit perusahaan, dan laporan otomatis untuk biaya perjalanan, pencatatan pengeluaran jadi lebih mudah dan transparan.
Manfaat Utama Expense Tracker untuk Bisnis
Berikut ini beberapa keuntungan utama dari penggunaan expense tracker:
1. Pencatatan keuangan jadi lebih akurat
Fitur otomatisasi membantu meminimalkan kesalahan pencatatan, terutama ketika bisnis memiliki banyak transaksi.
2. Hemat waktu dan biaya operasional
Pencatatan digital membuat proses lebih cepat dan efisien, tanpa perlu tambahan tenaga kerja untuk mengurus keuangan.
3. Pengelolaan anggaran lebih terkendali
Expense tracker membantu mengontrol pengeluaran agar tidak melebihi batas anggaran dengan fitur notifikasi dan batasan yang bisa disesuaikan.
4. Pengambilan keputusan berdasarkan data
Informasi real-time yang disediakan aplikasi memudahkan kamu menyusun strategi berdasarkan data aktual.
Contohnya, jika kampanye digital terbukti menghasilkan lebih banyak penjualan, kamu bisa fokuskan anggaran ke strategi tersebut.
Baca Juga: Manfaat dan Tips Memilih Jasa Laporan Keuangan Bisnis Impor
Demikian penjelasan secara lengkap mengenai expense tracker. Tools ini sangat bermanfaat untuk memastikan kondisi keuangan bisnis tetap stabil dan transparan, baik untuk usaha kecil maupun besar.
Jadi, jika kamu belum menggunakannya, sekarang adalah saat yang tepat untuk mulai. Dengan begitu, pengelolaan keuangan bisnis jadi lebih rapi, efisien, dan jauh dari pengeluaran yang tidak perlu.
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan AsiaCommerce