Dokumen dari bisnis impor seperti packing list dan invoice tidak dapat dipisahkan dari keberadaan kegiatan ekspor-impor. Faktanya, mengimpor dan mengekspor langsung dengan importir tidaklah mudah. Para importir kerap menghadapi persoalan kelengkapan dokumen sebagai sebuah tantangan. Mengapa begitu sulit? Hal itu disebabkan karena kegiatan ekspor-impor ini dilakukan antar negara dan setiap negara memiliki regulasi dan kebutuhan yang berbeda-beda.
Apalagi jika bisnis impor yang dijalani berisiko tinggi, maka diperlukan berbagai dokumen pendukung untuk kemudian akan diperiksa bahkan menjadi jaminan. Dokumen tersebut meliputi dokumen utama dan dokumen pelengkap. Setiap dokumen harus dibuat dalam setiap transaksi impor dan ekspor. Dokumen tersebut kemudian akan dikirim ke importir karena dokumen ekspor tersebut akan digunakan oleh importir untuk mengambil barang di tempat tujuan.
Mengetahui hal tersebut, tentunya penting bagi kamu untuk mengetahui apa saja dokumen yang digunakan di dalam bisnis impor. Oleh karena itu, dengan mengetahui istilah dari dokumen tersebut, apa artinya dan kapan digunakan, kamu akan berhasil menjalankan bisnis impor kamu. Dua istilah yang umum digunakan dalam impor dan ekspor adalah packing list dan invoice.
Apa itu Packing List
Packing list merupakan salah satu hal penting yang harus dimiliki dalam proses pengangkutan barang di dunia bisnis ekspor dan impor. Hampir sama seperti faktur, packing list adalah daftar terperinci dari spesifikasi ekspor dan impor yang terdapat dalam sebuah kiriman (kotak atau peti). Packing list disebut juga sebagai dokumen atau “surat jalan” yang sering digunakan perusahaan untuk mengirimkan barang, yang berguna untuk memudahkan pemeriksaan isi barang di dalam kontainer. Karena untuk memeriksa langsung barang-barang yang dikemas dalam kontainer bukanlah hal yang mudah.
Cara Membuat Packing List
Bagaimanakah cara membuat packing list barang yang mendeskripsikan isi di dalam sebuah kontainer? Tenang, cara membuat dan menuliskannya sangat mudah. Kamu hanya perlu menuliskan detail barang yang akan dikirim, mulai dari:
- No Koli
- Isi Tiap Kolinya
- Ukuran
- Nama Barang
- Nomor & Tanggal Packing List
- Jumlah Kemasan (Dalam satuan seperti pack, pieces, ikat, kaleng, karton, karung, dll)
- Berat Bersih
- Berat kotor.
Manfaat Packing List
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, packing list adalah dokumen yang sangat berguna untuk mempermudah pemeriksaan barangmu. Jadi, pastikan jika ingin mengirimkan barang, sertakan juga packing list yang lengkap. Selain sangat bermanfaat, packing list juga sangat mudah dibuat. Cukup dengan mengisi daftar barang yang akan dikirim seperti ukuran, netto dan isi koli itu sendiri.
Jika kamu menjalankan bisnis pengiriman, pastikan untuk membekali karyawan kamu cara yang benar untuk membuat packing list. Apalagi sekarang dengan meningkatnya kriminalitas, banyak orang yang sering menggunakan jasa angkutan barang dengan memasukkan barang selundupan, barang terlarang, dll. Memastikan barang yang dikirim telah melalui proses packing list yang benar, tentunya akan mempermudah pekerjaan dan mengurangi resiko kerusakan atau breakdown. Kamu tentu tidak ingin barang yang akan dikirim mengendap lama karena proses pemeriksaan yang lama akibat packing list yang tidak sesuai.
Risiko Jika Data Packing List Tidak Sesuai
Pembuatan packing list barang penting dilakukan untuk memastikan barang terangkut dengan selamat dan sampai tujuan. Oleh karena itu, kamu harus membuat daftar packing list yang akurat dan lengkap. Karena akan ada potensi risiko jika data tidak sesuai dengan isi barang di dalam box, selain harus melalui proses pemeriksaan yang lama.
1. Barang kiriman menjadi rusak
Karena pemeriksaan yang lama yang menyebabkan pengiriman menjadi terhenti, barang menjadi tidak sampai di tempat tujuan tepat waktu. Dengan demikian, waktu pengiriman yang lama menyebabkan kondisi dan kualitas barang menjadi berkurang. Terlebih lagi, jika jenis barang yang kamu kirim merupakan barang yang mudah rusak, seperti makanan basah, makanan kemasan, barang yang perlu segera diolah, dll. Jika ini terjadi, kamu harus memastikan bahwa barang-barang itu masih dalam keadaan yang baik. Jadi pastikan memeriksa secara menyeluruh dan benar ketika melakukan pengiriman.
2. Kehilangan konsumen dan pelanggan
Resiko selanjutnya jika packing list tidak sesuai adalah sebuah bisnis dapat kehilangan pelanggannya. Selain memakan waktu lama untuk sampai, akibat keterlambatan proses pemeriksaan, kondisi dan kualitas barang juga berkurang atau bahkan rusak. Dengan demikian, konsumen pasti akan kecewa dan mungkin beralih ke jasa pengiriman yang lain. Karena risikonya sangat tinggi, bahkan kerugian bisa terjadi, kamu membutuhkan lebih dari sekadar akurasi untuk dapat memeriksa barang. Kamu juga harus teliti saat membuat packing list, karena ada beberapa poin penting yang perlu kamu perhatikan saat membuat daftar.
Apa Itu Invoice
Dalam suatu transaksi jual beli tentunya harus ada kesepakatan antara penjual dan pembeli. Oleh karena itu, invoice digunakan sebagai dokumen atau pernyataan pembayaran transaksi antara dua pihak. Invoice berisi rincian barang yang dibeli, termasuk harga satuan setiap barang dan harga total atau harga total barang. Biasanya invoice juga akan mencantumkan tanggal transaksi dan jumlah total setiap item serta jumlah total semua barang. Mari kita lihat lebih jauh jenis-jenis dan fungsi invoice yang juga dikenal sebagai faktur.
1. Proforma Invoice
Invoice Proforma ini menetapkan syarat-syarat dalam penjualan, kemudian terjadi kontrak antara pembeli dan penjual sebagaimana tercantum dalam invoice proforma. Jika importir bertempat tinggal di negara yang memiliki nilai tukar internasional yang berbeda atau tidak dalam mata uang dolar, importir harus mewajibkan eksportir untuk menerbitkan invoice proforma sehingga pemerintah dapat mengeluarkan lisensi untuk membayar.
2. Commercial Invoice
Commercial invoice adalah dokumen catatan atau faktur penjualan barang impor-ekspor yang diterbitkan oleh eksportir (pengirim barang). Invoice ini adalah surat pembayaran yang diberikan kepada importir (pembeli barang) setelah selesainya produksi barang pesanan importir. Faktur komersial dibuat eksportir untuk importir yang nama dan alamatnya sesuai dengan yang ada di surat kredit, serta datangani oleh pihak yang berwenang dalam menandatanganinya. Formulir invoice yang asli diberikan kepada bank sebagai bukti pembayaran yang nantinya akan diteruskan ke importir.
3. Consular Invoice
Consular invoice merupakan invoice yang dikeluarkan oleh pemerintahan yang berwenang, yaitu kedutaan (konsulat). Invoice ini terkadang ditandatangani oleh konsul perdagangan negara pembeli, dibuat oleh eksportir dan ditandatangani oleh konsul negara pembeli, atau dibuat dan ditandatangani oleh negara sahabat dari negara pembeli.
Nah, itu dia istilah packing list barang dan invoice dalam dunia bisnis ekspor dan impor. Setelah mengetahui hal tersebut, tentunya membuat kamu menjadi lebih mantap untuk menjalankan bisnis impor. Jika kamu ingin mendapatkan edukasi lebih mendalam mengenai ekspor-impor, bergabunglah bersama AsiaCommerce. Dengan menjadi membership di AsiaCommerce, kamu akan mendapatkan daftar produk-produk terbaik dan termurah yang disediakan oleh supplier terpercaya kami. Selain itu, kamu tidak perlu repot-repot untuk melakukan negosiasi, sebab kami yang akan melakukannya untuk kamu. Tunggu apalagi, klik di sini atau banner di bawah ini untuk segera memulai bisnis impianmu.
