Bagi kamu yang terjun di dunia bisnis tentunya tahu, bahwa stock opname erat kaitannya dengan operasinal bisnis. Stock opname selalu memegang peranan penting dalam menjaga stabilitas dan kinerja bisnis. Tidak hanya bisnis dengan skala besar dan bisnis skala kecil . Dalam pemasaran online maupun offline pun juga harus memperhatikan stock opname, dan tidak boleh lalai apalagi diabaikan.
Nah, untuk menerapkan stock opname dalam kegiatan bisnis secara optimal, maka kamu perlu mengetahui terlebih dahulu pengertiannya. Untuk mengetahui secara detail pengertian dari stock opname, tujuan serta manfaatnya, simak artikel berikut.
Apa itu Stock Opname
Pengertian stock opname adalah sebuah kegiatan perhitungan jumlah stok persediaan barang secara fisik sebelum dipasarkan atau dijual. Pada dasarnya, aktivitas ini tidak hanya dipakai untuk menghitung persediaan saja, namun juga dapat digunakan untuk menghitung barang atau benda yang berkaitan dengan aktivitas operasional perusahaan.
Aktivitas perhitungan barang ini memang menguras cukup banyak waktu, apalagi jika stok barang yang dimiliki sudah banyak dan belum pernah dilakukan stock opname.
Selain itu, tujuan dilakukannya stock opname yaitu untuk menyesuaikan catatan pengeluaran dengan stok fisik yang disimpan perusahaan.
Biasanya hal ini dilakukan pada akhir tahun, namun, sejumlah perusahaan yang menerapkan sistem pengendalian yang lebih tertata biasanya melakukannya setiap tiga atau empat bulan sekali.
Dengan dilakukannya stock opame maka kemungkinan kelebihan atau kekurangan stok akan bisa diminimalkan.
Kenapa Dilakukan Stock Opname?
Kegiatan stock opname dilakukan untuk memastikan dan mengetahui secara akurat persediaan barang yang ada di catatan dan barang di gudang, apakah jumlahnya sama atau berbeda.
Jika ditemukan barang lebih banyak daripada yang tertulis di daftar stok, maka bisa dilakukan pengecekan ulang apakah kemungkinan ada transaksi yang belum dicatat atau kesalahan dalam melakukan pencatatan.
Apabila ditemukan adanya stok lebih di gudang, biasanya akan dilakukan pengecekan ulang. Hal itu bisa saja terjadi akibat adanya kesalahan dalam pencatatan barang atau ada transaksi yang belum dicatat dan terlewatkan.
Sementara ketika ditemukan kekurangan barang pada stok gudang, maka biasanya dilakukan penyusunan jurnal penyesuaian atas kekurangan barang.
Tujuan Stock Opname
Adapun beberapa tujuan di antaranya sebagai berikut :
- Mencegah kerugian perusahaan karena kelalaian perhitungan.
- Memastikan bahwa pencatatan dalam pembukuan perusahaan sudah benar
- Mengetahui jumlah yang sebenarnya ada.
- Meminimalkan adanya selisih antara data pada pembukuan dengan stok barang sesungguhnya di gudang.
Manfaat Adanya Stock Opname
Ada banyak manfaat yang didapatkan jika kamu menerapkan stock opname dalam kegiatan bisnismu, di antaranya seperti :
- Menghindari penyimpangan terhadap barang, baik itu kekurangan atau kelebihan.
- Dapat segera dilakukan tindak lanjut secara cepat jika ada barang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak sampai terjadi stok barang menjadi kosong.
- Dapat digunakan sebagai tolak ukur analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga perkembangan perusahaan bisa diketahui.
- Mempermudah mengawasi kondisi barang persediaan dalam gudang agar senantiasa dalam keadaan layak jual dan tidak sampai terjadi kekosongan.
- Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.
- Mengetahui keakuratan perhitungan dengan cara mencocokan catatan pembukuan dengan stok barang yang ada.
Waktu yang Tepat Untuk Melakukan Stock Opname
Tiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait periode kegiatan stock opname. Berbeda jenis usaha juga pasti berbeda pula kebijakan untuk menentukan waktu untuk dilakukan perhitungan stok barang ini.
Umumnya, waktu untuk melakukan stock opname adalah akhir tahun, per tiga bulan, per enam bulan, atau bisa juga akhir bulan tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.
Penyesuaian waktu pelaksanaan bisa didasarkan pada kebutuhan atau tujuannya dan juga kemampuan perusahaan itu sendiri untuk melaksanakannya. Akan tetapi kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan dan pengecekan stok adalah per kuartal atau triwulan, karena memang proses ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit.
Untuk menekan risiko selisih dari stok, pada beberapa perusahaan melakukan kegiatan opname stok barang di setiap awal bulan dan dilengkapi dengan pembuatan pembukuannya. Tujuannya adalah agar perbedaan stok dapat segera diketahui dan dicari tahu akar dari analisis perhitungannya.
Cara Melakukan Stock Opname
Dalam pelaksanaannya ada beberapa tahapan yang harus kamu lakukan supaya proses stock opname dapat berjalan dengan semestinya.
Tahap Awal
Tahap ini biasanya dilakukan seminggu sebelumnya sebelum melakukan proses stock opname. Pada tahap ini komunikasi dengan tim persediaan gudang juga harus lebih ditingkatkan, beberapa diantaranya adalah :
- Memberikan label pada barang yang telah dihitung sebagai tanda bahwa stok telah dihitung nantinya pada saat pelaksanaan stock opname.
- Memastikan pihak gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang, sehingga pada saat proses ini dilakukan tidak terjadi masalah karena lokasi barang yang tidak beraturan.
- Menyiapkan label dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG”. Label ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung.
Tahap Persiapan
Tahap ini biasanya dilakukan mendekati hari H atau kurang satu hari. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain :
- Melakukan briefing yang diikuti oleh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan stock opname.
- Menyiapkan inputan terkait mutasi barang hingga jam tutup ke pada bagian gudang.
- Memastikan tidak ada lagi mutasi barang terhitung sajak dilakukannya stock opname.
Tahap Akhir
Pada tahap ini adalah tahap dimana stock opname mulai dilaksanakan, berikut halhal yang perlu kamu lakukan.
- Memastikan bahwa setiap transaksi telah terinput ke dalam program.
- Print semua stok dari program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing tim sebagai acuan stock opname. Dalam hal ini pihak dan tim gudang tidak boleh mendapat print out dari program.
- Proses stock opname mulai dilakukan, jangan lupa setiap stok yang sudah dihitung diberi label agar tidak terjadi penghitungan ganda.
- Semua lembar stok yang telah di isi penuh stock opname harus segera di input untuk mengetahui perbedaannya dengan yang ada dalam program.
- Lakukan pengecekan ulang atas stok apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok.
- Setelah semua proses telah dijalankan maka hasil stock opname diberikan kepada pihak accounting untuk kemudian dilakukan penyesuaian persediaan ke dalam program.
Nah, itulah penjelasan mengenai stock opname, tujuan serta manfaat yang perlu kamu tau jika kamu akan seorang pelaku usaha. Terlebih lagi jika kamu adalah pelaku usaha dengan mejual produk ataupun barang.
Pastikan kamu tidak melewatkan proses ini dalam usahamu, supaya cash flow dan juga arus barang persediaan dapat dikelola dengan baik dan tertata.
Untuk kamu yang sedang memulai usaha tapi masih terkendala dan bingung barang apa yang akan kamu jual, jangan khawatir! AsiaCommerce memberikan solusi dan siap membantu kamu untuk memilih barang yang tepat. Jika kamu tertarik, kamu klik disini atau pada baner dibawah untuk informasi lebih lanjut.
